경력 이직자가 일잘러로 탈바꿈하기 위해 필요한 업무 스킬
수습기간이 종료된 지 이주일 째. 이제 더 이상 낯선 환경을 빌미로 어수룩한 모습이 용납되지 않는다. 실수도 그럴 수 있지, 라고 귀엽게 여기고 조금만 기지를 발휘해 일을 처리해도 일 잘하는 신입사원이라고 칭찬받을 수 있던 ‘수습기간’이라는 둥지. 포근하고 따뜻했던 둥지 밖으로 떠밀리듯 나오기는 하였으나, 아직 날개를 채 펴지 못한 불안한 기분은 지울 수 없다.
오늘 글은 3개월 뒤 수습기간이라는 둥지 밖으로 나와 힘껏 날개를 파닥여 그런대로 성공적인 비행을 할 수 있는 3가지 방법을 공유하고자 한다.
먼저 내가 이 3가지 방법의 필요성을 느끼고 터득하게 된 연유에 대해 잠깐 언급하겠다. 나는 현재 창업 교육 프로그램을 기획부터 종료까지 순탄하게 진행될 수 있도록 매니징하는 업무를 담당하는 매니저로 일하고 있다. 이전 직장에서는 인터랙티브 콘텐츠 기획자로서 콘텐츠의 퀄리티를 올리는 것에 집중했다면, 지금은 그보다 물리적 퀀티티(quantity, 양)를 처리하는 것이 중요해졌다. 또, 도움닫기 할 시간 없이 동시에 서너 개의 프로젝트에 바로 투입되다 보니, 처음엔 그 속도감과 업무 스케줄링에 적응하는 것이 참 쉽지 않았다.
각 프로젝트에서 쏟아지는 다른 일들은 비슷한 듯 다른 ‘일거리’였고, 출근 2주 차가 지날 무렵 나름의 업무 정리 및 기록하는 방법을 찾아야겠다는 생각이 들었다.
그리하여 이직한 지 2주 정도 후에 아래의 방법을 적용하기 시작했고, 지난 4개월간 꽤 유용하게 수습 기간 동안 사용했다. 이 글을 읽는 독자분 중 업무 속도가 매우 빠르거나, 일의 범위가 넓어 도무지 어떻게 정리해야 할까 고민이신 분들에게 작게나마 도움이 되었으면 하는 바람으로 글을 적는다.
1. 회의 중간, 끝에 랩업(Wrap-up)하기
이전 회사에서도, 현재 회사에서도 이해관계자와의 회의는 참 많다. 회의를 하면 할수록 일이 해결되기보다는 오히려 꼬리에 꼬리를 무는 격으로 일이 줄지 않는다면 그것은 모든 것에 적신호가 켜지는 것과 다름없다. 그러니 회의에서 일을 하나라도 줄이는 게 본인의 퇴근 시간을 조금이나마 줄일 수 있는 방법. 회의 참여자 중 누군가 한 얘기가 이해가 가지 않지만, 군말 않고 있다가 회의가 끝난 뒤 같은 팀 동료나 선임에게 묻는 것은 매우 시간 낭비다. 재미있는 것은, 대부분의 경우 회의 참여자 중 다수가 말하는 사람의 의도를 확실하게 알지 못한다.
| Point1. 이해가 안 되는 부분이 있다면 중간 랩업을, 회의가 끝날 시간이 됐다면 마무리 랩업을 하자. |
2. 사내 구글 드라이브 탐색하기
회사에서 어떤 서류를 만들고 있고, 어떤 포맷을 사용하고 있는지를 아는 것은 정말 중요하다. 드라이브를 탐색한다는 것에는 크게 두 가지 장점이 있다. 첫째는 프로젝트에 투입 시 실제 어떤 업무를 하게 될지 짐작할 수 있다는 것이고, 둘째는 추후 어떤 서류를 작성해야 할 때 기존 파일을 활용해 업무를 효율적으로 할 수 있다는 것이다. 게다가 브랜딩에 신경 쓰고 있는 회사라면 실수하지 않도록 로고, 폰트, 레이아웃, ppt 포맷 등에 대한 가이드라인을 사전에 확인해 두는 것이 좋다.
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Point2. 드라이브를 탐색할 때는 아래의 내용을 중심으로 확인해보자. 폴더링 방법 / 파일명 설정법 / 연간 사업 유무 / 프로젝트별 작성 문서 종류 및 포맷 / 투입되는 프로젝트 관련 폴더 확인 (연속사업일 경우 이전 기수 폴더 확인) |
3. 프로젝트별 체크리스트 작성하기
당신이 PM/PO든 아니든 상관없이 어떠한 프로젝트에 투입되었다면, 해당 프로젝트에서 본인이 담당할/처리해야 할 일의 크기와 중요도를 나열할 수 있어야 한다. 그렇게 하다 보면 자연스레 그 안에서 내가 해야 하는 업무가 프로젝트 전체 파이에서 얼마큼의 비중을 차지하고 있고, 그에 따라 어떤 전략을 짜야 할지 감이 올 것이다.
위의 표는 내가 어떤 프로젝트에 투입될 때 항상 작성하는 노션 to do list이다. 전체적인 프로젝트 진행 일정에 대해 표시해 놓는다면 내가 어떤 업무를 해야 하고, 분배를 어떻게 해야 하는지 대략 파악할 수 있다. 그리고 우선순위를 정해 놓는 것만으로도 업무 효율성과 정확성을 크게 높여 야근을 한 시간 정도는 단축할 수 있다.
| Point3. 프로젝트에 따른 To do list와 deadline을 작성하고 체크박스를 설정하자. |
글의 마무리를 어떻게 지을까 하다가 최근 읽었던 맺음으로 적당한 책의 구절이 불현듯 생각나 다시 책을 집어 들었다. 휴넷의 조영탁 대표의 저서 <당신의 팀은 괜찮습니까>에는 이런 구절이 나온다.
“성과를 올릴 수 있는 방법들에 대해 매뉴얼을 만들고
일상적인 일들을 쉽게 처리하면서,
예외적인 상황에서는 임기응변의 조처를 하게끔
미리미리 훈련해두는 것이야말로
탁월한 성과 창출형 리더가 되는 지름길입니다.”
위 구절은 리더십에 관한 주제에 대한 붙임말이지만, 결국 효율적으로 일을 처리하는 일명 ‘매뉴얼’을 어느 정도 고수하는 것은 성과를 창출하는 직원의 필수조건이라고 해석될 수 있다. 그저 일의 양이 많아서 야근이 불가피하든 아니든, 나름 본인 업무를 짧고 굵게 할 수 있는 방법을 찾아 적용하는 것은 분명 당신에게 더 나은 워라밸을 선사할 것이다.
Elena님이 브런치에 게재한 글을 편집한 뒤 모비인사이드에서 한 번 더 소개합니다.
